Código: CF PL 01
Versión: 1
Fundación: Fundación Marina Orth
Fecha: 16 de octubre de 2025
Páginas: 5

Introducción
La Fundación Marina Orth:

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1098 de 2006
(Código de Infancia y Adolescencia) y demás disposiciones normativas vigentes en materia de
protección de datos personales en Colombia, adopta la presente Política de Tratamiento de
Datos Personales, con el propósito de regular la recolección, el almacenamiento, el uso, la
circulación, la transferencia, la transmisión y la supresión de los datos personales de sus
beneficiarios, aliados, voluntarios, trabajadores, donantes, visitantes, proveedores,
contratistas y, especialmente, de los niños, niñas y adolescentes (NNA) que participan en sus
programas educativos y sociales (“estudiantes”).

La Fundación garantiza el respeto y salvaguarda de los derechos fundamentales al habeas
data, la intimidad, el buen nombre y la protección integral de los menores, observando los
principios de interés superior del menor, legalidad, finalidad, libertad, veracidad,
transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y temporalidad.

Objetivo General
Establecer lineamientos institucionales para la recolección, el almacenamiento, el uso, la
circulación, la transferencia, la transmisión y la supresión de los datos personales de los
grupos de interés de la Fundación Marina Orth, en el marco de sus programas, proyectos,
iniciativas y operaciones misionales.

Objetivos Específicos

• Garantizar el cumplimiento de la normatividad vigente en Colombia en el marco del
  tratamiento de datos personales.
• Proteger los grupos de interés de la Fundación en lo relativo al tratamiento de sus
  datos personales.
• Salvaguardar la integridad institucional de la Fundación Marina Orth, a partir de una
  gestión adecuada de los datos personales objeto de tratamiento.

TÍTULO I
DE LOS DATOS, DERECHOS Y DEBERES DEL RESPONSABLE

Artículo 1. Datos del responsable

Artículo 2. Responsabilidad

La Fundación actúa como responsable del tratamiento de datos personales y garantiza la adopción de medidas técnicas, administrativas y humanas para proteger la información de pérdida, adulteración, acceso no autorizado o uso indebido.

Artículo 3. Deberes de la Fundación

La Fundación Marina Orth se compromete a:

• Garantizar al titular el ejercicio pleno del derecho de habeas data.
• Informar sobre la finalidad del tratamiento y los derechos que le asisten al titular de los datos.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas.
• Actualizar y rectificar la información cuando sea necesario.
• Tramitar consultas y reclamos en los términos legales.
• Permitir el acceso solo al personal autorizado.
• Implementar medidas técnicas y administrativas para la protección de los datos.
• Documentar todas las actividades de tratamiento.

Artículo 4. Seguridad de las bases de datos

La Fundación implementará medidas técnicas y administrativas concretas, tales como:

• Control de accesos físicos y electrónicos.
• Cifrado de bases de datos sensibles.
• Registro de auditorías de acceso y modificaciones.
• Procedimientos de respaldo seguro y recuperación de información.
• Capacitación periódica del personal autorizado.

Artículo 5. Finalidades del tratamiento

A. Beneficiarios

La Fundación Marina Orth recolectará, almacenará y usará la información personal para las siguientes finalidades:

• Envío de comunicaciones generales.
• Registro histórico, científico o estadístico.
• Generación de estadísticas internas.
• Atención de derechos de los ciudadanos.
• Gestión de ayudas extraordinarias.
• Gestión de actividades de asistencia social.
• Constancia de donación.

Tratamiento de datos de menores: Se garantiza la protección de sus derechos prevalentes, requiriendo autorización de padres o representantes legales.

Cesión de derechos audiovisuales: El titular autoriza el uso de su imagen, voz o videos por los medios permitidos por la ley, sin compensación económica.

Datos referidos: El titular declara contar con autorización expresa de los terceros cuyos datos suministra.

B. Donantes altruistas

La Fundación recolectará y usará la información personal para fines de verificación de datos, gestión administrativa, seguridad, cumplimiento legal, prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, comunicaciones, control de acceso, investigaciones internas, campañas de actualización de datos y constancia de donación.

C. Trabajadores

Incluye empleados, contratistas y candidatos. La información será usada para gestión laboral, nómina, seguridad social, selección, formación, análisis de perfiles, estadísticas, seguridad, cumplimiento legal y uso institucional de material audiovisual.

D. Visitantes

Gestión administrativa, seguridad, control de acceso, atención de derechos, comunicaciones, investigaciones y registro de activos.

E. Estudiantes

Gestión educativa, administrativa, legal, de seguridad, formación, estadísticas, bienestar social, protección integral del menor y programas educativos en todos sus niveles.

F. Proveedores o contratistas

Gestión contractual, administrativa, comercial, legal, contable, tributaria, seguridad, formación, estadísticas, marketing, educación y cumplimiento normativo.

G. Aliados estratégicos

Gestión administrativa, contractual, comunicaciones, seguridad, cumplimiento legal, custodia de información y constancia de donación.

Artículo 6. Transferencia o transmisión internacional de datos

La Fundación podrá transferir o transmitir datos personales al exterior, siempre que garantice un nivel adecuado de protección conforme a la ley.

Artículo 7. Aviso de privacidad

El aviso de privacidad informará la identidad del responsable, finalidad del tratamiento, derechos del titular, procedimiento para ejercerlos, transferencias, duración y conservación. Para menores de edad, será comprensible según su edad y acompañado de autorización legal.

TÍTULO II – DERECHOS Y DEBERES DEL TITULAR

Artículo 8. Derechos del titular

Los titulares tienen derecho a acceder, actualizar, rectificar, revocar autorización, solicitar supresión, presentar quejas ante la SIC y acceder gratuitamente a su información.

Artículo 9. Procedimiento para ejercer los derechos

Consultas: diez (10) días hábiles.
Reclamos: quince (15) días hábiles.
En caso de demora, se informará la causa y la nueva fecha de respuesta.

Artículo 10. Revocatoria de autorización

El titular podrá revocar la autorización salvo obligación legal o contractual que exija conservar los datos.

TÍTULO III – RÉGIMEN APLICABLE A MENORES DE EDAD

Artículo 11. Consentimiento reforzado

Se requerirá autorización previa, expresa e informada de los representantes legales, conservando evidencia de la misma.

Artículo 12. Finalidad específica para menores

Los datos serán usados únicamente para programas educativos o sociales, comunicación de avances, protección del menor y registros pedagógicos.

Artículo 13. Transferencia internacional

Solo cuando sea estrictamente necesaria y con garantías equivalentes a la normativa colombiana.

Artículo 14. Duración y conservación de datos

Los datos se conservarán mientras exista vínculo activo, obligación legal o no se solicite supresión válida.

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 15. Vigencia y actualización

La Política entra en vigor con su publicación y será revisada anualmente o cuando existan cambios relevantes.

Artículo 16. Complementariedad

Prevalecerán la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1098 de 2006.

Vigencia de la Política

Vigente de mayo de 2025 a mayo de 2026.

ELABORÓ
Sindy Patiño
Verónica Maya

REVISÓ
Henry García Gaviria
Sofia Barrios
Marlon Vargas Patiño

APROBÓ
Henry García Gaviria
Director Ejecutivo
Fundación Marina Orth